Commercieel schrijven: offerte aanbieden via e-mail

Op 14 juli 2016 verzorgde boekweit.txt een eendaags training Commercieel schrijven voor een groep enthousiaste jonge accountmanagers. Terwijl zij hun producten goed kennen en ook gemakkelijk met verkoopargumenten strooien, blijkt er toch ruimte voor verbetering. Maak je e-mailbericht relevant, kort en duidelijk. Aan de hand van hun eigen e-mails leren de accountmanagers hoe je dat doet. De meeste winst is te behalen met 'je verplaatsen in de lezer' en structureren.

Wat schrijf je in zo'n e-mailbericht? Bij dit bedrijf gaat de accountmanager altijd op bezoek voordat hij een offerte opstelt. De offerte rolt uit een offertesysteem en wordt per mail verstuurd als bijlage. Het e-mailbericht zelf kan bijna zo persoonlijk zijn als het directe contact dat je had, zonder uit het oog te verliezen dat je met acquisitie bezig bent. In het bericht verwijs je naar je bezoek: laat zien dat je goed hebt opgelet. Je bent dus zo specifiek mogelijk over wat je daar hebt gezien en gehoord. Je gastheer heeft bijvoorbeeld zijn redenen om dit product te overwegen: die verkoopargumenten kun je kort herhalen.

Ook heb je vragen gekregen die niet direct met de offerteaanvraag te maken hebben en die je niet direct kon beantwoorden. Die vragen beantwoord je in het e-mailbericht. De lezer krijgt een eerlijk, helder en concreet antwoord op precies die vraag die hij gesteld heeft. Praat er niet omheen. Je lezer is namelijk nog niet zo bekend met je product. Je mag daarbij wel een beetje commercieel zijn: je antwoord brengt hopelijk een positieve beslissing dichterbij. Een positief antwoord is vanzelf een verkoopargument. Maar als je een klantwens niet kunt inwilligen en dus 'nee' moet verkopen, zorg dan dat die 'nee' het vertrouwen in je organisatie niet verkleint, maar vergroot. Misschien is er een andere oplossing die je kunt voorstellen? Wat kun je doen om het 'goed' te maken?

Dan zijn er nog vragen over 'hoe je iets doet' met/in het product. Dat vraagt om een instructie als antwoord. Instrueren kan in tekst, stapsgewijs. Zorg dat je geen stappen overslaat en dezelfde termen gebruikt als in het product of de handleiding. Of misschien is een filmpje beter? Foto's? Een infogram?

Op de trainingsdag hebben we deze (en meer) uitgangspunten besproken en in praktijk gebracht. Na zo'n dag is het niet 'klaar'. Met de training zijn je ogen geopend: vanaf dat moment ben je er bij ieder e-mailbericht alert op. Bij jezelf en bij een ander. Niet voor eeuwig, maar dan hebben jij en je collega's die ontwikkelingsstap wel gemaakt! Deze accountmanagers hebben bijvoorbeeld afgesproken zich in de salesmeeting samen te buigen over een aantal goed opgebouwde, commerciële basisalinea's.

De salesmanager en teamleider:

"Dank voor de dag, iedereen heeft genoten en geleerd van een interessante training. Ik was onder de indruk van je voorbereiding. Dit maakte de training erg relevant voor iedereen!!"

Een deelnemer:

"Ik ben erg tevreden over de training en heb veel opgestoken van de stof. De inhoud was goed voorbereid op ons bedrijf waardoor ik mij goed kon inleven in de training. Tevens vond ik het fijn dat er veel verschil was in puur theorie en het zelf schrijven van alinea's of stukken tekst."